Dokumenty potrzebne do zatrudnienia pracownika

Nowy Ład  wprowadził wiele zmian w rozliczeniach podatkowych oraz w ubezpieczeniach społecznych i zdrowotnych. Aby prawidłowo rozliczyć wynagrodzenia pracowników, osób zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne każdy pracodawca powinien posiadać kompletną dokumentację .

Jakie dokumenty kadrowe są niezbędne przy zatrudnieniu pracownika do umowy o pracę, umowy o dzieło i umowy zlecenie.

Dokumenty do umowy o pracę

Przed podpisaniem umowy o pracę należy skompletować potrzebne dokumenty kadrowe:

• Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie ,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okres zatrudnienia,
• certyfikaty, dyplomy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
• świadectwa potwierdzające ukończenie szkoły,
• Skierowanie na badanie lekarskie,
• Orzeczenie lekarskie

Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia pracownika wiąże się przechowywaniem w aktach osobowych m.in.

• Kwestionariusz osobowy pracownika,
• Umowa o pracę,
• Informacja o warunkach zatrudnienia,
• Informacja o równym traktowaniu,
• Klauzula przetwarzania danych,
• Oświadczenie o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich,
• Wniosek o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczeń,
• PIT-2,
• Oświadczenie o zastosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów (dla pracowników mieszkających poza miejscowością wykonywania pracy),
• Zaświadczenie o odbytym szkoleniu BHP,
• Oświadczenie o zapoznaniu się z obowiązującymi przepisami,
• Wniosek dotyczący wypłaty wynagrodzeń,
• Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych,
• Oświadczenie w sprawie naliczenia składek na Fundusz Pracy dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy

W trakcie zatrudnienia pracownika niezbędne będą dokumenty kadrowe:

• Ewidencji czasu pracy,
• Wniosek o urlop,
• Polecenie wyjazdu służbowego,

Dokumenty do umowy cywilnoprawnej

• Umowa zlecenie lub umowa o dzieło
• Oświadczenie Zleceniobiorcy,
• Ewidencja godzin pracy Zleceniobiorcy,
• Oświadczenie wykonawcy dzieła,
• kopia legitymacji studenckiej,
• Rezygnacja z Pracowniczych Planów Kapitałowych,

Dokumentacja pracodawcy

Pracodawca powinien posiadać:

• Ocena ryzyka stanowiska,
• Obwieszczenie w sprawie organizacji czasu pracy (przy zatrudnieniu mniej niż 50 pracowników),
• Regulamin pracy (przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników),
• Regulamin wynagradzania (przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników),
• Regulamin ZFŚS (przy zatrudnieniu co najmniej 50 pracowników).