Hit enter to search or ESC to close

Elektroniczne formy przechowywania dokumentów księgowych

Admin
Businessman outreached hand holding a E-Invoicing business concept on a computerised screen display.

Obecnie wiele zdarzeń gospodarczych wspieranych jest elektronicznymi formami komunikacji i obiegu dokumentów. Coraz więcej podmiotów gospodarczych odchodzi od dokumentu papierowego na rzecz dokumentu elektronicznego, to transformacja, do której w najbliższym czasie dostosować się będą musieli niemal wszyscy. Bardzo często pojawia się pytanie, czy przepisy umożliwiają przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej?

Przepisy podatkowe nie wskazują w jakiej formie należy przechowywać dokumenty, w tym m.in. faktury – można więc przechowywać je zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Ustawa o VAT w art. 112 i 112a wskazuje, ze podatnicy zobowiązani są do przechowywania otrzymanych oraz wystawionych przez siebie lub swoim imieniu faktur (dotyczy również faktur wystawionych ponownie):

  • w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
  • na terytorium kraju, jeżeli posiadają siedzibę działalności na terytorium kraju, z tym, że faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,
  • w sposób zapewniający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ważne: Przepisy ustawy o VAT, nie wskazują innych niż faktury dokumentów księgowych, mających wpływ na wysokość opodatkowania podatkiem VAT, a także innymi podatkami (np.PIT, CIT)

Przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej wymaga spełnienia jednego z wyżej wymienionych warunków, odnoszących się do samych faktur. Należy bowiem zapewnić:

  • autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury),
  • integralność treści (w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura),
  • czytelność tych faktur.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, o których mowa wyżej, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W temacie elektronicznej formy przechowywania dokumentów księgowych pojawiły się również interpretacje podatkowe, m.in. interpretacja indywidualna z dnia 30 września 2019r. wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.329.2019.4.RMA.

Podatnik otrzymał potwierdzenie co do możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej.Wskazane wyżej wymagania ustawowe podatnik realizował przez:

  • kontrole biznesowe zapewniające identyfikowalność dokumentów poprzez pozytywne ich zweryfikowanie przez wyznaczonych pracowników i kwalifikowanie pod kątem podatkowym,
  • skanowanie wystawianych/otrzymywanych dokumentów w formie papierowej i zapisywanie w postaci obrazu elektronicznego w nieedytowalnym formacie (np. PDF lub JPG), będącym jednocześnie jednolitym i unikalnym odzwierciedleniem oryginału, zapewniając ich czytelność,
  • zapisywanie zeskanowanych oraz otrzymanych w formie elektronicznej faktur na dysku sieciowym w bezpiecznej lokalizacji lub wczytywanie do wewnętrznego systemu archiwizacyjnego z możliwością odszukania po zadanych parametrach.

Przepisy podatkowe nie nakładają na podatnika konieczności przechowywania równolegle dokumentów w formie papierowej jak i elektronicznej, jeżeli spełnione są wskazane wyżej przesłanki. Potwierdzają ten fakt również:

  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 11 marca 2019 r. (sygn. 0111-KDIB3-3.4012.6.2019.1.MAZ), w której organ zgodził się z podatnikiem, twierdzącym, że: „Wnioskodawca ma prawo do wyłącznego przechowywania dokumentów (faktur) w formie elektronicznej, w postaci plików elektronicznych powstałych w wyniku zeskanowania dokumentów (faktur papierowych), które otrzyma Wnioskodawca od dostawców towaru, usługodawców albo wystawców faktur, bez konieczności przechowywania tych faktur w formie papierowej (…)”,
  • interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.83.2017.2.KT), w której organ stwierdził, że: „stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym jest możliwe korzystanie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu – należy uznać za prawidłowe”.

Takie podejście sprawia, że przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej niesie za sobą wiele korzyści w postaci ułatwienia dostępności, zwiększenia mobilności, usprawnienia procesu obiegu dokumentów, ograniczenia kosztów związanych z magazynowaniem (archiwizowaniem) dokumentacji księgowej.

MoJe Biuro Rachunkowe w Gdyni oferuje swoim klientom usługi online z możliwością przekazywania dokumentacji w formie elektronicznej, co daje również poza wspomnianymi powyżej korzyściami, duże oszczędności czasu.