Jak wysłać sprawozdanie finansowe do KRS – krok po kroku

Najprostszym i najszybszym sposobem na złożenie sprawozdania finansowego do KRS jest ich wysłanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pośrednictwem strony  https://ekrs.ms.gov.pl – „Bezpłatne zgłaszania dokumentów finansowych”

Zgłoszenie dokumentów finansowych wymaga wcześniej założonego konta w systemie. Aby utworzyć konto, wybierz sekcję „S24 – Rejestracja spółki inne wnioski”, a na dole strony znajdziesz opcję „Utwórz konto”.

Wpisz adres e-mail oraz hasło, a następnie zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi w systemie. Uwierzytelnij konto przy pomocy podpisu kwalifikowanego bądź profilu zaufanego.

Po utworzeniu konta, zaloguj się na swoje konto w zakładce „Bezpłatne zgłaszania dokumentów finansowych”.

Następnie wybierz sekcję „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

Po kliknięciu na przycisk „Dodaj nowe zgłoszenie”, wymagane jest wskazanie numeru KRS podmiotu, dla którego chcesz złożyć sprawozdanie. Wyszukaj w ten sposób swoją spółkę.

W kroku drugim składania sprawozdania będziesz musiał roboczo nazwać zwoje zgłoszenie – np. „Sprawozdanie finansowe 2022”. We wskazanym polu wpisz daty, których dotyczy zgłoszenie oraz wybierz rodzaj zgłoszenia – „Składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych”.

Następnie dodaj wszystkie niezbędne dokumenty. Po wyborze przycisku „Dodaj dokument” rozwinie się nowe okno, w którym kolejno będziesz załączał konkretne pliki.

W każdym przypadku wybierz jeden z rodzajów dokumentu:

• Roczne sprawozdanie finansowe,
• Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania,
• Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty,
• Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania,
• Sprawozdanie z działalności,

oraz wskaż datę sporządzenia pliku. Pamiętaj, że jeżeli załączasz plik z podpisami elektronicznymi w formacie XML (plik ze sprawozdaniem finansowym) system automatycznie odczyta datę jego sporządzenia i będziesz musiał wskazać datę tożsamą. Jeżeli nie znasz daty sporządzenia pliku, łatwo możesz ją odczytać po otwarciu pliku w jednej z przeglądarek treści sprawozdań finansowych.

Po dodaniu wszystkich dokumentów, na ekranie będziesz widział ich listę. Możesz wybrać opcję „Dalej.” Zostaniesz przeniesiony do oświadczeń związanych ze składanymi dokumentami.

Oświadczenie do wypełnienia dotyczy kompletności podpisów pod sprawozdaniem finansowym. Jeżeli wybierzesz „TAK”, będzie to oznaczało, że sprawozdanie zostało podpisane prawidłowo przez wspólników bądź członków zarządu i osobę odpowiedzialną za księgowość spółki. Pamiętaj, że wątpliwości co poprawności podpisów możesz rozwiać, sprawdzając plik ze sprawozdaniem finansowym pod adresem https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER.

Po kliknięciu „Dalej”, pojawi się ostatni etap składania sprawozdania finansowego do KRS. Musisz zapisać zgłoszenie („Zapisz”), a następnie je zweryfikować („Weryfikuj”). Poniżej system udostępni listę osób, które mogą podpisać i wysłać zgłoszenie do RDF, wraz z ich numerami PESEL. Możesz wybrać siebie jako osobę podpisującą zgłoszenie albo przekazać ją innej osobie po wskazaniu jej adresu e-mail (wówczas zostanie udostępnione na jej koncie w portalu S24).

Zgłoszenie należy podpisać zgodnie z instrukcją profilem zaufanym ePUAP bądź przy pomocy podpisu kwalifikowanego. Po zakończeniu tego procesu, wystarczy wybrać opcję „Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF”.

Na adres e-mail podany przy rejestracji konta otrzymasz potwierdzenie, że dokumenty trafiły do KRS, a w rejestrze została umieszczona wzmianka o złożeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.

Opłata za złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Istotną kwestią jest również, ile kosztuje złożenie dokumentów finansowych do KRS. Wyjaśnijmy, że złożenie dokumentów bezpośrednio do Repozytorium Dokumentów Finansowych zgodnie z powyższą instrukcją jest całkowicie bezpłatne.

Jeżeli jednak wszystkie bądź niektóre osoby uprawnione do reprezentacji spółki tj. członkowie zarządu lub wspólnicy, nie posiadają numeru PESEL, będziesz musiał przez portal S24 wysłać do KRS wniosek o wpis wzmianek o złożeniu dokumentów finansowych w dziale 3 rejestru przedsiębiorców i załączyć do niego sprawozdanie finansowe oraz pozostałe dokumenty. Tego rodzaju wniosek jest już niestety płatny, a opłata wynosi 140 zł.

Składanie sprawozdań finansowych do KRS – podsumowanie

Za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS w terminie bądź niezachowanie jego obowiązkowej formy elektronicznej grozi grzywna bądź kara ograniczenia wolności. Grzywna z tego tytułu może w 2021 roku wynieść od 933,33 zł (10-krotność najniższej stawki dziennej) do 26 880 000 zł (720-krotność maksymalnej stawki dziennej).

Powyżej wskazaną karą obciąża się kierownika jednostki tj. osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu, czyli odpowiednio wspólnika (spółki osobowe) bądź członka zarządu spółki (spółki kapitałowe).

Ponadto sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające w stosunku do podmiotu, który zaniechał obowiązku złożenia sprawozdania do KRS. Przymuszenie takie polega na wezwaniu jednostki do złożenia dokumentów w dodatkowym, 7-dniowym terminie pod rygorem nałożenia na tenże podmiot grzywny. Kara w przypadku dalszego niespełnienia obowiązku może być ponawiana, może być więc nakładana wielokrotnie.